Рост страховых взносов 2026: как оптимизировать ФОТ через платформы для внештатников

В январе я открыла бюджет на 2026 и выдохнула. Не от радости. Повышение предельной базы страховых взносов съело весь запланированный рост маржи. 4,7 миллиона - только на взносах. И это ещё без учёта индексации зарплат, которую компания обещала команде в декабре.

Знакомо?

Если вы главбух или финдир компании с фондом оплаты труда от 100 миллионов в год — вы сейчас, скорее всего, смотрите в тот же Excel. И думаете о том же.

Что изменилось в 2026

Предельная база для пенсионных взносов выросла до 2 225 000 ₽. Для сравнения: в 2024 было 1 917 000 ₽, в 2025 - 2 120 000 ₽. Рост за два года - 16%.

По факту это означает: для сотрудников с зарплатой выше 185 тысяч в месяц мы платим полные 30% почти весь год. Раньше после достижения базы ставка падала до 15,1%. Теперь этот момент наступает позже.

Посчитала на своих цифрах. У нас 47 человек с зарплатой выше 200К. Дополнительная нагрузка на каждого - от 45 до 90 тысяч в год. Умножаем. Получаем те самые 4,7 миллиона.

Честно говоря, хотелось закрыть Excel и забыть. Но акционеры вопросов не отменяли.

Штатный сотрудник vs самозанятый: математика

Давайте посчитаем на конкретном примере. Задача: выплатить исполнителю 150 000 ₽ на руки.

*НПД платит сам исполнитель, но при расчете «на руки» это учитывается в сумме договора.

29% экономии. На одном человеке. За один месяц.

У нас около 80 внештатников на проектных задачах: мерчандайзеры, аудиторы точек, курьеры для срочных доставок. Годовая экономия при переходе на модель с самозанятыми - порядка 18 миллионов.

Звучит как мечта? Есть нюанс.

Почему «просто перевести всех в самозанятые» - плохая идея

Знаю историю из первых рук. Логистическая компания из Подмосковья перевела 200 водителей в самозанятые. Все красиво: договоры ГПХ, акты выполненных работ, чеки из «Мой налог». Экономия - 24 миллиона в год. Финдир получил премию.

Через 8 месяцев пришла проверка ФНС.

Переквалификация всех договоров в трудовые. Доначисление страховых взносов за 3 года. Пени. Штраф 20% за умысел. Итог: минус 47 миллионов и попадание в реестр недобросовестных работодателей Роструда.

Главное, что добило: определение Верховного Суда от 03.02.2025 № 309-ЭС24-20306. Суд подтвердил - уплаченный НПД не зачитывается при переквалификации. То есть 6%, которые платили самозанятые, просто сгорели. Компания заплатила дважды.

Как отметила Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS: «После этого решения ВС у налоговой появился четкий инструмент. Переквалификация теперь не просто риск - это математически обоснованный убыток для бизнеса».

К концу 2025 года в реестре недобросовестных работодателей по статье 67 закона 565-ФЗ было уже больше 650 компаний. И список растет.

Как делать правильно

После той истории с логистами я потратил два месяца на то, чтобы разобраться: где граница между оптимизацией и схемой?

Вот что работает:

Проектный характер отношений. Самозанятый выполняет конкретную задачу с измеримым результатом. Не «работает с 9 до 18», а «провел 15 аудитов торговых точек в феврале». Есть ТЗ, есть акт, есть оплата за результат.

Диверсификация исполнителей. Если один самозанятый получает больше 90% дохода от вашей компании - это красный флаг для ФНС. Мы следим, чтобы ни один исполнитель не превышал порог в 70%.

Контроль статуса НПД перед каждой выплатой. Это критично. Человек мог слететь с НПД вчера - превысил лимит 2,4 млн или устроился в штат. Вы платите ему как самозанятому, а он уже физлицо. И вы - налоговый агент, который не удержал НДФЛ.

Вот с последним пунктом у нас была боль. 80 исполнителей. Каждый месяц - ручная проверка статуса в приложении «Мой налог». Бухгалтер тратила на это 2 дня. Иногда пропускала.

Мы перешли на YouDo B2B после того, как один из исполнителей слетел с НПД, а мы узнали об этом через 3 месяца. Главный аргумент для меня - автоматическая проверка статуса НПД перед каждой выплатой. Платформа не даст провести платеж, если что-то не так. Плюс все акты, чеки и договоры - в одном месте. Для аудита это спасение.

Кому этот подход не подойдет

Давайте честно. Если у вас:

• постоянная команда с фиксированным графиком

• люди работают только на вас годами

• нет проектной специфики в задачах

- то самозанятые не ваш инструмент. Это будет схема, и налоговая ее увидит.

Модель работает для: сезонных задач, проектной работы, масштабирования без раздувания штата, географически распределенных команд.

Итог

Откройте свой бюджет на 2026. Найдите строку «страховые взносы». Сравните с прошлым годом.

Если разница вас устраивает - отлично, закройте эту статью.

Если нет - посчитайте, сколько у вас задач, которые реально можно вывести на проектную модель. Без нарушения закона, без рисков переквалификации, с нормальным документооборотом.

По нашему опыту, даже 15-20% ФОТ, переведенных на внештатников через платформу, дают экономию, которая перекрывает рост взносов.

4,7 миллиона, которые я «потерял» в январе? Мы их отобьем к апрелю.


Елена Пилиева
Главный бухгалтер YouDo БизнесБолее
25 лет опыта в автоматизации бухгалтерских процессов