Совершенствуйте свой бизнес: документооборот без бумаг или как использовать электронную подпись

Мы собрали всю полезную информацию для тех, кто хочет вывести свой бизнес на новый уровень.

В 1994 году был разработан первый стандарт электронной подписи в России. Несмотря на 21-летнюю историю, для многих эта технология до сих пор остается загадкой. Те, кто пользуется электронной подписью, уже привыкли к ее преимуществам. Тем, кто только планирует осовременить свой бизнес — поможет наша статья.

Что такое электронная подпись?

Это полноценная замена вашей собственноручной подписи. С ней вы можете придать юридическую значимость любому электронному документу и обеспечить конфиденциальность информации. Согласно российскому законодательству, электронная подпись обладает полной юридической силой.

Квалифицированная электронная подпись состоит из сертификата, содержащего информацию о владельце (открытого ключа), и записанного на защищенный носитель информации (как правило, USB-«флэшку») закрытого ключа, который следует хранить в тайне от посторонних лиц.

Использование электронной подписи регламентируется Федеральным законом N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Какие преимущества у электронной подписи?

Электронная подпись экономит ваше время на оформление сделки и обмен документацией.

Вам не нужно ждать прихода почты за сотни километров, чтобы проверить подлинность информации или подтвердить заключение сделки. Документы подписываются и передаются в место назначения за несколько секунд.
Удешевляет процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов.

Вам не нужно задумываться о том, как передать на подпись бумажный документ коллегам или партнеру по бизнесу, и о том, как организовать их хранение.
Экономит вам деньги и расширяет географию бизнеса благодаря электронным торгам.

Вы можете участвовать в тендерах и закупках, проводимых в других регионах. Область действия электронной подписи не имеет ограничений на территории России.
Гарантирует достоверность документации.

Электронную подпись, в отличие от собственноручной, нельзя подделать. Сертификация открытого ключа подписи обеспечивает дополнительную защиту.

Что я могу делать с помощью электронной подписи?

Сдавать отчетность во все контролирующие органы.

Каждая организация обязана информировать государственные органы о ходе своей деятельности в установленные сроки. Нарушение сроков влечет за собой штраф. Многие формы отчетности непросты для заполнения. Одна ошибка приведет к трате времени на перезаполнение, повторный визит к инспектору и ожидание в очереди.

В электронном виде отчетность сдавать проще и быстрее. Вы подаете документы через интернет, заверяя их электронной подписью. Специальная программа контролирует бланки на наличие ошибок и подсказывает, как их исправить. При помощи одной электронной подписи вы можете сдавать отчетность во все ведомства, перед которыми нужно отчитаться.
Участвовать в электронных торгах и закупках.

Электронные торги — современный способ торговли. На электронных торговых площадках (РТС-Тендер, Сбербанк-АСТ, группа площадок B2B и др.) юрлица могут выступать как организаторами торгов (заказчиками), так и поставщиками и исполнителями работ (услуг). Торги через интернет расширяют географию бизнеса вашей компании, сохраняя юридическую защищенность. Для участия в электронных торгах необходима электронная подпись.
Создать систему электронного документооборота.

Электронная подпись позволяет вашей компании наладить собственный электронный документооборот и организовать взаимодействие с партнерами. Это экономит массу времени и средств, которые вы бы потратили на бумажную документацию. Через интернет вы можете руководить бизнес-процессами из любой точки мира, а электронная подпись снижает риск утечки информации и подтверждает авторство документов.
Получать услуги в электронном виде, пользоваться расширенными возможностями интернет–ресурсов.

С электронной подписью вы можете получить доступ к порталу государственных услуг Тульской области (gosuslugi71.ru) как для себя, так и для своей компании. Кроме того, в зависимости от профиля деятельности, вы можете получить доступ к специализированным информационным системам (ГИС «ЖКХ», ЕИАС ФСТ, портал государственных услуг Росреестра, информационный сервис ФНС nalog.ru и т.д.)

Сколько стоит электронная подпись?

Стоимость изготовления подписи варьируется от 1 100 рублей в государственном учреждении («Центр информационных технологий» Тульской области) до 6 500 рублей в коммерческих структурах.

Где получить электронную подпись?

Если вы юридическое лицо.

Чтобы воспользоваться всеми перечисленными возможностями, нужно получить электронную подпись юридического лица. Для этого обратитесь в удостоверяющий центр, аккредитованный Министерством связи и массовых коммуникаций РФ. Центр с такой аккредитацией подтверждает соответствие выпускаемых сертификатов всем требованиям, применяемым к электронной подписи.

Если вы физическое лицо.

Если вы хотите при помощи электронной подписи действовать от имени физического лица, например для получения госуслуг, вы можете бесплатно записать подпись на Универсальную электронную карту (УЭК). Для этого обратитесь в пункт выдачи в отделениях Сбербанка. С собой возьмите паспорт, СНИЛС и ИНН. Если вы только планируете получать УЭК, записать электронную подпись можно непосредственно при получении карты.

Как получить электронную подпись?

За комментарием мы обратились к руководителю удостоверяющего центра государственного учреждения «Центр информационных технологий» Андрею Горбуту:

Андрей Горбут

Существует заблуждение, что получить электронную подпись сложно и сам процесс занимает много времени. На самом деле это не так. Для получения необходимо заключить договор с удостоверяющим центром и оформить заявку. При добросовестном выполнении установленного порядка подпись вы получите в день обращения. На все ваши вопросы наши специалисты готовы подробно ответить, а также провести обучение и предоставить инструкции. Для бесплатной консультации позвоните по телефону (4872) 245-221 или оставьте заявку на сайте ep.cit71.ru.

За электронной подписью будущее. Это не роскошь, а действительно необходимый инструмент для любой современной компании. Эффективность от использования электронной подписи год от года увеличивается в разы. Чем раньше она у вас появится, тем больше возможностей вы откроете для себя и вашего бизнеса.